Cinco tips para reportar en proyectos

Esto puede ser de mucha ayuda a la hora de enfocar como reportar al sponsor o principales interesados del proyecto cual es la situación actual de una ejecución y cuando pudiese estar terminada.

fuente: http://method123.com/

1. Estatus del Proyecto

Crear un reporte semanal del estatus del proyecto de tal manera de mostrar el estatus actual versus lo planificado, porcentajes de avances y demás variables que se puedan comparar con lo ya planificado. Por otro lado también se debe incluir el número de riesgos abiertos o generados, cambios, imprevistos, etc., y mostrar en capacidad se encuentra el sponsor o los interesados en dar soluciones. Igualmente se pueden mostrar estimaciones de tiempo para culminación (bien sea de alguna etapa o la totalidad del proyecto), esfuerzo y dinero requerido. Se recomienda hacer estos pronósticos lo mas acertados posible y nunca presentar opciones optimistas, siempre presentar opciones conservadoras.

2. Tareas culminadas

Es necesario mostrar el avance de las tareas según la programación realizada. Con un sumario del plan de trabajo mostrando todas las tareas que se están ejecutando y el porcentaje de avance se puede crear un anexo a la información del punto 1 relacionada con el estatus del proyecto. De esta manera el sponsor podrá conocer a detalle cada etapa o parte del proyecto mas a detalle si así lo desea.

Realizando esto semanalmente se puede crear la cultura de monitoreo con nuestro sponsor de tal manera que podamos dar una imagen de “libro abierto” a nuestro proyecto y que pueda ser revisado en cualquier momento. Adicionalmente esto abre un compás de confianza con el sponsor para atacar problemas futuros que puedan surgir.

3. Hitos

Es necesario tener creados hitos dentro del plan de proyecto para poder mostrar cuando un grupo importante de entregables se han producido. Si es posible tener el porcentaje de avances por hitos, es conveniente presentarlo como reporte al igual que los pronósticos para cada hito.

Otro enfoque también tiene que ver con el rendimiento del equipo de proyectos. Al hacer verles que se han alcanzado los hitos se puede causar mejor impacto en su rendimiento, a diferencia de hacer notar que se han culminado un número cualquiera de tareas. Por lo general la percepción de haber alcanzado una meta o hito importante es mas satisfactoria que ver cumplida tareas necesarias para alcanzar una meta aún no lograda.

4. Solicite ayuda

Los sponsors no siempre quiere escuchar en todo momento “estamos en dentro de los tiempos” o “estamos en el presupuesto” en los reportes del proyecto. Ellos sencillamente quieren escuchar la verdad. Por tal motivo, si vamos retrasados en el cronograma y necesitamos ayuda para ajustar de nuevo alguna ruta crítica, solicitémosla al sponsor en el reporte que estemos realizando del proyecto.

Muestre que exactamente requiere del sponsor. Demuestre que usted es la persona indicada para liderizar el proyecto pero aún se requiere de su ayuda para entregar éste. Si se requiere mas dinero, tiempo, etc., estos son los momentos para solicitarlos. Recordemos que el mejor tiempo para pedir por ayuda es justo antes de necesitarla.


5. Una sola versión de la verdad

Todos los reportes deben reflejar una sola versión de la verdad, tanto hacia el sponsor como hacia el equipo. Mantenga 100% de claridad sobre los asuntos que surgen durante el proyecto y afectan al equipo en cuestión. Por otro lado, al compartir un asunto relevante y por resolver al sponsor, automáticamente éste pasa a tener co-responsabilidad en la resolución del caso, de esta forma las cargas de los imprevistos pueden aliviarse.

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