Quiz Rápido - Abril 2010

He traducido un ejercicio tomado del PMI Comnunity Post de Marzo de 2010 ideado por Barbee Davis, MA, PHR, PMP:

Nuestro cliente debe recibir los entregables del proyecto para el 1ero de Junio o mi organización tendrá que pagar una indemnización por daños (liquidated damages, LD). Para lograr que los materiales estén a tiempo para tal fecha, los costos de traslados son mas grandes que los costos por LD, pero nuestra compañía tiene como política no incurrir en costos por LD, ¿Qué debo hacer?
a. Plantear al jefe que no debe firmar contratos con cláusulas mencionando los LD si luego no quieren incurrir en esos pagos.
b. Contactar al cliente y alertarlo acerca de que su envío por entregables se retardará. Asegurarle que tu respetaras los tiempos críticos la próxima vez.
c. Pagar la indemnización por daños (LD). La pregunta es si se paga a través de los cargos extras por el tema del traslado o directamente al cliente.
d. Explicar al gerente porque tu equipo de proyecto no termino a tiempo y pedirle que te perdone.

Respuesta: c. Pagar la indemnización por daños…

La indemnización por daños a menudo se incluye como una penalidad contractual que se debe cancelar al cliente cuando hay retrasos en los entregables. Sin embargo, lo fundamental en este problema no tiene que ver con el dinero, tiene que ver en cambio con si en realidad el cliente requiere o no los entregables finales dentro del tiempo crítico establecido.

Hay que recordar que se cuenta originalmente en el presupuesto del proyecto con dos partidas: una es la cantidad reservada para el traslado de tales entregables en condiciones normales, y la otra es la cantidad reservada para el pago por indemnización de daños (LD) en caso de que ocurriese. Ambas sumadas pudiesen subsanar los costos extras de traslado para que los entregables estén el 1ero de Junio. En caso contrario se debe contactar al gerente y exponer la situación.

Pregunte al cliente si realmente requiere los entregables para el 1ero de Junio. En caso de que este contando con la entrega a tiempo, bien sea por un deadline interno o por compromisos con sus propios clientes, se le debe explicar que el costo por tener los entregables para esa fecha excede lo que originalmente se había presupuestado más los costos de indemnización por daños. Sin embargo, ya usted pidió a su organización que gestione la entrega a tiempo de todas formas, y va absorber los costos extras porque usted valora el negocio de su cliente.

Esos costos extras deben verse como “inversiones” ya que el valor del proyecto mantiene su reputación y confiabilidad, y pudiese ser referencia positiva en proyectos futuros de cara a un cliente.

Por otro lado, si el cliente no requiere la entrega realmente para el 1ero de Junio, explique que el costo por mantener la ruta crítica de tiempo va a exceder los costos presupuestados originalmente para el traslado mas los costos de indemnización por daños, por lo que no es del mejor interés para su compañía hacer la entrega el 1ero de Junio.

Consulte al cliente si le gustaría dividir con la compañía el excedente entre el costo de traslado original mas la indemnización, y el nuevo costo (más caro) de colocar los entregables para el 1ero de Junio; o si por el contrario, están dispuestos a renunciar a la cláusula por LD y recibir el entregable con unos días de retraso, con su compañía haciéndose cargo de TODOS los gastos de traslado. No hace daño consultar.

Si están de acuerdo en compartir los costos de exceso haga que el envíen, por fax o e-mail, la autorización para colocar tales cargos en la factura del proyecto.

La responsabilidad real de este problema esta dentro su equipo de proyecto. Sólo será capaz de tener a tiempo el entregable si coordina un traslado especial y mas costoso. Si su compañía se reusa a esto, entonces traslade el entregable tal y como estimo originalmente, lo cual hará la entrega tardía, y pague la indenmización por daños.

Documente en su registro de riesgo las circunstancias que lo llevaron a esta situación y los costos extras acarreados, de tal manera de contemplarlos en futuros proyectos. Algunas veces los pagos por indemnizaciones no pueden ser evitados.